Votre défi : gagner et livrer ce contrat sans prendre de risques inconsidérés
Ça y est ! L’appel d’offres tant attendu est sur votre bureau. Vous connaissez ce client, vous avez une bonne relation.
Mais le projet est complexe par rapport à votre expérience. Le client vous a fait part à la fois de son envie de travailler avec vous, mais aussi de ses réserves. Des compétiteurs aussi motivés que vous ont plus d’expérience à cette échelle de complexité.
Pourtant, gagner et réussir cette affaire vous permettra d’atteindre la prochaine étape de votre stratégie.
Alors, comment faire pour convaincre le client que vous allez maîtriser la complexité du projet ? Et pour vous convaincre vous-même ?
Réponse : Constituer une matrice de traçabilité des exigences qui vous suivra tout au long du contrat.
Donner confiance au client dès la première réunion
La confiance est le pilier fondamental de toute relation commerciale réussie. Dans le domaine industriel, où les enjeux sont souvent élevés et les attentes complexes, gagner la confiance de votre client dès la première réunion est crucial pour remporter le contrat.
Votre client doit avoir la certitude que vous comprenez parfaitement ses besoins et êtes capable de les satisfaire de manière fiable et efficace. Sans confiance, il est difficile pour un client de prendre la décision d’engager une entreprise pour un projet crucial.
Vous devez d'abord vous convaincre vous-même
La confiance c’est comme le reste : on ne donne que ce qu’on possède déjà. Comment se convaincre qu’on va réussir le contrat ? Deux points essentiels pour cela :
1. Vous devez vous assurer que la totalité du cahier des charges est comprise, et que vous avez un plan pour répondre à chacun de ses points.
2. Vous devez aussi connaître les principaux sujets d’attention, surtout ceux qui vont devoir être discutés le plus tôt possible avec le client.
Autrement dit, vous devez vous préparer à un débat avec le client sachant que ce dernier a un avantage sur vous : il connait son cahier des charges sur le bout des doigts puisqu’il l’a écrit.
Vous avez peu de temps pour maîtriser le détail autant que la vue d’ensemble !
Matrice de traçabilité des exigences
Idéalement, il faudrait un pense-bête qui relie tout ce que le client souhaite avec tout ce que vous proposez de faire. Un pense-bête qui vous permet de naviguer facilement entre le cahier des charges et votre offre.
Ainsi, vous serez prêt à argumenter votre proposition en séance, sans craindre les questions qui sautent d’un sujet à l’autre, sans craindre d’avoir négligé telle ou telle exigence.
C’est exactement le rôle de la matrice de traçabilité des exigences. (On l’appelle aussi « matrice de conformité », ou « requirements traceability matrix » en Anglais.)
Cet outil permet de naviguer facilement entre le cahier des charges et votre offre. Il indique, pour chaque exigence client, la réponse que vous proposez d’apporter. Par exemple, si la section 1.1 du cahier des charges stipule que « L’application doit être compatible avec les navigateurs principaux du marché« , alors la matrice pourra pointer vers la liste précise des navigateurs sur lesquels vous vous engagez.
Référence externe : IREB Handbook for Requirements Engineering
Comment réaliser une matrice de traçabilité ?
Tout d’abord, il est essentiel de passer en revue attentivement le cahier des charges pour comprendre chaque exigence énoncée par le client. Ensuite, pour chaque exigence, identifiez les éléments correspondants dans votre offre ou votre solution proposée. Cela peut inclure des fonctionnalités spécifiques, des processus de fabrication, des normes de qualité, etc.
Une fois que vous avez identifié ces correspondances, organisez-les de manière structurée dans une matrice, où chaque ligne représente une exigence du client et chaque colonne représente une caractéristique ou une fonctionnalité de votre offre. Cela permet au client de voir clairement comment chaque exigence est prise en compte dans votre proposition, renforçant ainsi sa confiance en votre capacité à répondre complètement à ses besoins.
Exemple de matrice sous forme de tableau
Dans sa forme la plus simple, ce peut être un tableau dont les colonnes seraient :
- numéro unique de l’exigence client
- référence au paragraphe du cahier des charges
- exigence brute
- commentaire, question, hypothèse
- numéro unique de l’exigence raffinée, présentée dans l’offre fournisseur
- référence au paragraphe de l’offre fournisseur
- exigence raffinée, exprimée dans les termes du fournisseur
| #client | §client | verbatim | commentaire | #fourn | §fourn | raffinée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| EX01 | 1.1 | L’application doit être compatible avec les navigateurs principaux du marché | il faut définir les navigateurs souhaités avec le client | CP01 | 1.1 | L'application sera compatible avec Chrome, Edge, Firefox et Safari |
| EX02 | 1.1 | L’application doit être compatible sur smartphone | on ne prévoit pas de développer une application native sur smartphone | CP02 | 1.2 | L'application sera accessible avec les navigateurs compatibles, sur téléphone Android et iOS |
Un simple tableau a des avantages mais ...
Un tel tableau est utile pour vérifier l’offre avant de la soumettre. L’offre est-elle complète, les exigences sont-elles claires, y a-t-il des incohérences dans le cahier des charges, saurez-vous y répondre, etc.
Ce tableau sera également utile durant les premiers échanges avec le client. Fournir des réponses pertinentes aux questions, argumenter de votre capacité à réaliser, pointer les éléments qui nécessitent clarification, etc.
Mais un tel tableau n’est pas applicable en dehors des projets très simples ou des produits standard.
Pourquoi ? Parce qu’il est pénible à constuire et très difficile à maintenir dans la durée.
Un simple tableau est pénible à constuire
Construire un tableau de traçabilité à la main est particulièrement fastidieux. À cela trois raisons essentielles :
1. Il faut sans cesse recopier de l’information qui existe ailleurs, avec tous les risques d’erreur et d’incohérence que cela implique. On passe d’un fichier à l’autre, d’une application à l’autre.
2. C’est un travail collectif, donc tous les acteurs doivent avoir accès aux mêmes informations pour éviter incohérences et doublons : numérotation des exigences, commentaires et hypothèses, etc.
3. Réorganiser les paragraphes de l’offre change la numérotation. Il faut alors mettre à jour les références dans le tableau.
Un simple tableau est difficile à maintenir dans la durée
À mesure que le projet progresse, l’effort de mise à jour de la matrice de traçabilité augmente, jusqu’à devenir impossible sans recours à une base de données.
Quelles en sont les raisons ?
1. Les exigences se raffinent. Dans l’exemple ci-dessus, nous voyons apparaître la notion « exigence raffinée ». Parce que les exigences client sont répercutées sur la conception, la fabrication, les essais, etc. À chaque étape, elles se transforment en exigences de plus en plus proches du domaine de la réalisation. Il faut garder la trace de cette généalogie.
2. Les exigences se ramifient. Une même exigence amont peut donner lieu à plusieurs exigences aval à mesure que le travail progresse. Les références croisées se multiplient, car une même exigence peut être référencée à plusieurs endroits dans votre offre ou dans plusieurs documents. Dans notre exemple, en regard de l’exigence relative aux navigateurs, on produirait des exigences relatives aux versions et aux environnements de test :
| #réf | verbatim | commentaire | #réf | raffinée |
|---|---|---|---|---|
| CP01 | L'application sera compatible avec Chrome, Edge, Firefox et Safari | identifier les versions, définir les tests | CD01 | Chrome version ≥ 115 |
| CD02 | Chrome version ≥ 119 | |||
| CD03 | Safari version ≥ 16.1 | |||
| CD04 | Edge version ≥ 123 | |||
| CD05 | Développer un environnement de test adapté aux exigences CD01, CD02, CD03 et CD04 |
3. Les exigences évoluent dans le temps. C’est la vie normale des projets. En dehors des projets brefs et des produits standards, les chances sont fortes pour que le client, le fournisseur ou l’organisme de réglementation introduise des changements. Il faut alors être capable de faire vivre la matrice.
On voit donc pourquoi une matrice de traçabilité sous forme de tableau est rapidement impossible à maintenir à jour manuellement.
La solution : construire une vraie matrice de traçabilité à partir du cahier des charges
Qinaps propose de construire très rapidement une matrice de traçabilité vivante et utilisable tout au long de la vie du projet.
On la produit en deux étapes :
- étape 1 — identifiez les exigences dans le cahier des charges,
- étape 2 — associez les exigences aux éléments de votre offre.
Étape 1 — Identifiez les exigences dans le cahier des charges du client
Une fois que le cahier des charges est importé dans Qinaps, ouvrez le dans l’éditeur et parcourez-le attentivement. Surlignez une portion de texte, puis cliquez sur « track » pour en faire un objet exigence. L’objet en question connaît son paragraphe source, possède un contenu et un numéro unique.
Dès cette étape, Qinaps est capable de générer :
- le cahier des charges avec le lien vers les exigences directement dans le texte,
- la matrice de traçabilité : elle montre les exigences en regard de la table des matières du cahier des charges. Notez que pour l’instant, les exigences ne sont ni raffinées, ni assignées.
Comme on l’a vu plus haut, certaines exigences nécessitent d’être précisées. Dans notre exemple, l’exigence « Le logiciel est compatible avec les principaux navigateurs du marché » doit être précisée : quels navigateurs, quelles versions.
Vous réalisez alors le premier niveau de raffinement des exigences. Vous ouvrez l’éditeur Qinaps sur l’exigence de tête, rédigez l’expression du ou des raffinements, et cliquez sur « refine » pour créer les raffinements souhaités.
La matrice de traçabilité est mise à jour pour indiquer comment l’exigence de départ a été traduite ou comprise.
Étape 2 — Associez les exigences aux éléments de votre réponse
Maintenant, vous disposez des exigences du cahier des charges, éventuellement reformulées avec plus de précision. Il est temps de les relier à votre proposition pour achever de construire la matrice de traçabilité.
Vous créez les différentes sections de votre document de réponse. À ce stade, ne vous souciez pas de l’ordre des paragraphes dans le document final, c’est totalement indépendant. Pensez plutôt « logique de raisonnement ».
Pour relier une exigence à un paragraphe de votre réponse, vous tirez un lien de l’exigence vers le paragraphe. C’est tout.
Votre matrice de traçabilité est complète, Qinaps mémorise les liens dans les deux sens : du cahier des charges vers l’offre, de l’offre vers le cahier des charges.
Produire le document d'offre et convaincre votre client
Les documents Qinaps sont construits par assemblage de blocs réutilisables.
Fini les copier-coller et références croisées à gérer. Par exemple, Qinaps est capable de synchroniser plusieurs occurences d’une même exigence dans différents documents.
Vous simplifiez votre gestion documentaire. Vous simplifiez la vie de vos équipes.
Constituer un document par assemblage de blocs
Pour créer un document, vous placez les blocs de votre choix dans une table des matières. L’ordre et la nature des blocs est entièrement libre.
À partir de la table des matières, Qinaps produit un document avec ou sans la référence aux exigences.
L’énorme avantage est que les liens entre blocs persistent et ne sont pas affectés, de sorte que la matrice de traçabilité n’est pas affectée. Elle saura toujours pointer vers le bon paragraphe dans le cahier des charges client comme dans votre document d’offre.
Bénéfices
Vous êtes confiant pour présenter votre offre au client, car le cahier des charge est désormais marqué avec tous les liens vers votre offre, et inversement.
Vous piloterez le projet à partir d’une matrice de traçabilité qui sera automatiquement enrichie à mesure que la production progresse.
Gagnez la confiance de votre client et soyez confiant de livrer ce qui est souhaité.
Et tout ceci avec un outil extrêmement simple.
Notre approche avec Qinaps : la simplicité
Nous voulons avec Qinaps offrir une alternative efficace aux post-its et aux tableurs pour gérer les exigences. Nous avons pris le parti de tout placer « en filigrane » dans l’éditeur de texte, et de limiter les notions à connaître à deux types de blocs de texte et quatre types de liens. Nous nous adressons aux entreprises qui souhaitent progresser au-delà du tableur, mais qui ne souhaitent pas aborder une démarche complète d’ingénierie système, qui ne souhaitent pas avoir à se former pour utiliser un nouvel outil.
Il existe d'autres outils sur le marché
Il existe d’autres outils, nous les avons examinés attentivement. Ils ont naturellement des mérites que nous n’avons pas.
Les fonctions les plus répandues sont les suivantes :
- gérer un système de numérotation unique,
- rédiger et mémoriser les exigences, les tests, les résultats de tests,
- gérer plusieurs types d’exigences ou de tests,
- définir et mémoriser les liens entre objets,
- gérer les différentes versions, les droits des utilisateurs,
- produire des comptes-rendus et tableaux de bord.
Nombreux sont ceux qui intègrent des méthodologies d’ingénierie système, par exemple pour modéliser différents types d’exigences selon leur niveau, et imposer des règles de relation entre les différents types. C’est un quelque sorte une gestion des exigences au niveau « meta » : on doit d’abord configurer comment gérer les données du projet avant de commencer à le faire. Certains sont capables de se connecter à des chaines d’ingénierie système basée sur les modèles (MBSE).
Référence externe : Requirements in Model-Based Systems Engineering, Carnegie Mellon University
Ils sont généralement plus riches en fonctionnalités et plus complexes que Qinaps. Par Voir par exemple IBM Doors, ou Siemens Polarion.
Mais la plus grosse différence est qu’ils ne sont pas étroitement liés aux documents produits par les équipes. Car ils s’organisent autour d’une base de données pour recenser les exigences et les livrables sont gérés ailleurs. Il revient alors aux utilisateurs de documenter leurs progrès ou difficultés dans la base de données. Ceci doit être pensé dans le processus de gestion de projet.
Vous n’échapperez donc pas à un processus rigoureux de revue et de coordination entre le contenu de l’outil et les documents produits par vos équipes.
De plus rares outils savent relier les documents externes à la base de données, à condition que les documents incluent des balises formatées pour identifier l’exigence liée et décrire la contribution. Les balises sont détectées et analysées par l’outil à qui on fournit les documents. Il y a toutefois trois limitations majeures :
- l’analyse de la couverture des exigences est dépendante des cycles de revue et d’approbation des documents,
- le formatage de la balise peut être altéré lors de la rédaction du fichier,
- la base de données doit pouvoir accéder avec certitude au bon document, où qu’il se trouve.
En résumé
L’ingénierie des exigences est une fonction interdisciplinaire qui sert de médiateur entre les domaines de l’acquéreur et du fournisseur afin d’établir et de maintenir les exigences auxquelles doit répondre le système, le logiciel ou le service en question.
L’ingénierie des exigences concerne la découverte, l’obtention, le développement, l’analyse, la détermination des méthodes de vérification, la validation, la communication, la documentation et la gestion des exigences. Le résultat de l’ingénierie des exigences est une hiérarchie d’exigences qui :
- permet une compréhension commune entre les parties prenantes (par exemple, les acquéreurs, les utilisateurs, les clients, les opérateurs, les fournisseurs)
- est validée par rapport aux besoins du monde réel et peut être mise en œuvre
- fournit une base pour la vérification des conceptions et l’acceptation des solutions.
Il existe de nombreux outils dans le commerce, que vous choisirez en fonction de votre chaîne d’ingénierie système.
Qinaps est très bien placé sur le diagramme « complexité / bénéfice » : un outil facile à prendre en main qui vous apportera confiance que vos documents prennent bien en compte les exigences du client.
En revanche, vous ne trouverez pas dans Qinaps de gestion de workflow, signature électronique, modélisation UML des processus, diagrammes à état, modélisation SysML, etc.
Qinaps est et restera un outil simple pour booster vos processus, sans les remplacer.
Pour en savoir plus :
Regardez une démo de Qinaps ici,
Remplissez le formulaire de contact ci-dessous et nous serons heureux d’organiser une démo privée.
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