Avez-vous déjà contemplé un cahier des charges appelant un gros travail d’analyse avant de savoir ce qu’il faut faire ? Ce billet est pour vous. Dans un autre billet, je vous parlais d’exigences ambigües à éviter dans un contrat. Aujourd’hui on va s’intéresser à l’inverse : qu’est-ce qu’une « bonne » exigence ?
Commençons par un cas vécu. Dans ce projet, la personne responsable du cahier des charges était « junior », dans un contexte matriciel complexe avec hiérarchie et fonctions. Il en a résulté un cahier des charges pléthorique (« j’écoute et note tout pour ne rien oublier »), donc un coût élevé par rapport au service rendu. J’en ai retenu que c’est une faute de management que de confier la responsabilité d’un cahier des charges à une personne junior ou peu expérimentée en négociation.
Alors comment faire ? Il n’y a pas de critère universel pour définir ce qu’est un « bon » cahier des charges. Intéressons-nous donc à quelques questions au sujet des exigences qu’il contient. Voici 4 recettes.
Appréciez la valeur de chaque exigence. Peut-on relier chaque exigence à une dimension précise comme un problème à résoudre, un service rendu, la conformité aux normes, la réduction d’un risque, le respect des interfaces, etc. L’investissement pressenti est-il en rapport avec la valeur rendue ?
Négociez les exigences exprimées par chaque partie prenante. Un projet complexe est défini en équipe. On associe également les futurs bénéficiaires. Chacun y va de son idée et « besoin spécifique ». Selon les contributeurs, on va trouver des exigences plus ou moins essentielles pour la réussite du projet. On va aussi trouver des contradictions. Impossible de satisfaire tout le monde ! Critiquez et négociez les attentes de chacun. Arbitrez. Derrière chaque solution exprimée, vérifiez qu’il y a un vrai problème. N’enfermez pas le fournisseur dans un préjugé de solution. C’est ainsi qu’on innove.
Soyez 100% clair sur les dépendences externes. Il peut s’agir d’une interface physique, d’une règlementation ou d’une information fournie par un tiers. C’est le plus difficile, car on n’a peu ou pas de contrôle sur l’environnement au-delà des limites de fournitures. Les interfaces sont-elles flexibles ou figées ? Sont-elles stables dans le temps ?
Imaginez un test pour chaque exigence. Peut-on imaginer un critère objectif qui attesterait de sa satisfaction ou non satisfaction ? C’est un des filtres les plus puissants contre l’ambigüité. Il permet aussi d’éliminer les exigences irréalistes. Appliquez-le à toutes les exigences. Surtout aux dépendances externes.
En résumé, un « bon » cahier des charges porte des exigences fondées, négociées, contextualisées et testables. Je trouve intéressant de retrouver ici une logique similaire aux objectifs S.M.A.R.T.
Quelles autres « recettes » utilisez-vous pour améliorer vos cahiers des charges ?